JAMESlingo ist nicht nur eine einfache Übersetzungssoftware, sondern wurde speziell für die Bedürfnisse von Empfangspersonal konzipiert – wobei Empfangspersonal hierbei vieldeutig zu verstehen ist wie beispielsweise Dispatcher in der Logistik, Mitarbeiter einer Ausländerbehörde, Leitstellenangestellte oder eben Empfangspersonal im Verwaltungsgebäuden. Die Software ist ein Modul des metaSEC Besuchermanagementsystems JAMES, kann aber auch losgelöst eingesetzt werden.

In der Regel wird die Software über Besucherkiosksysteme und PCs bedient, wobei auch immer mehr mobile Endgeräte zum Einsatz kommen. Die Kommunikation erfolgt sowohl textbasiert als auch über eine direkte Spracheingabe wie beispielsweise via Intercom. Gesprochene Sätze werden von der Software simultan übersetzt und dem Empfangspersonal in Landessprache als Transskript auf dem Bildschirm angezeigt, als auch in gesprochener Form ausgegeben. Dieser Prozess funktioniert natürlich ebenso in die andere Richtung. So leistet die Software nicht nur einen großen Beitrag zur Verständigung zwischen Personal und Besucher, sondern darüber hinaus auch zur Straffung von Abläufen und Prozessen.

Auch die sicherheitsrelevanten Prozesse wie Schulungen und Unterweisungen (zum Beispiel bei ausländischen Lieferanten) können einfacher und effektiver abgewickelt werden. Durch besser informierte Besucher werden so auch Gefahrensituationen vermieden. Mit JAMESlingo spart man nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern sorgt auch gleichzeitig für mehr Sicherheit. Des Weiteren wird durch eine reibungslose, mehrsprachige Kommunikation am Empfang auch das Image des Unternehmens oder aber der Behörde gestärkt. Lieferanten und Kunden fühlen sich gut aufgehoben und kommen gerne wieder.

Prozesse optimieren und steuern durch die Besuchermanagement-Software JAMES

Witten, 2018: Die voranschreitende Digitalisierung macht auch vor der Sicherheitsbranche nicht halt. Verstand man unter dem Schlagwort noch bis vor Kurzem lediglich das Upgraden von Kameras auf die nächsthöchste Anzahl von Megapixeln, so bieten heutige Softwarelösungen wie z.B. unser Besuchermanagement System JAMES bahnbrechende neue Möglichkeiten für Kunden und Mitarbeiter.

metaSEC Geschäftsführer Lukas Ziaja erklärt dazu: „Digitalisierung bedeutet in erster Linie die Möglichkeiten der modernen Informations- und Datenverdichtung zu nutzen. Uns geht es dabei um ein prozessorientiertes Denken und das Ausschöpfen des vollen Potenzials der digitalen Möglichkeiten. So haben wir in den letzten Jahren in einer engen Zusammenarbeit mit Sicherheitsdienstleistern bundesweit, unsere Softwarelösungen weiterentwickelt und an die Bedürfnisse der Sicherheitsbranche angepasst. Dabei nutzen wir zum einen die bereits vorhanden Daten, die z.B. aus der Zutrittskontrolle, von Kameras oder anderen Hard- und Softwarelösungen stammen und bündeln diese zentral in unserem Besuchermanagement.

Die zentrale Verwaltung sämtlicher Kanäle und Daten stellt hier den größten Nutzen für die Sicherheitsmitarbeiter dar. Jetzt ist möglich, sämtliche Prozesse aus einem System heraus zu steuern und zu kontrollieren. Besonders durch den Einsatz von diversen Geräten unterschiedlichster Sicherheitstechnikhersteller war das bisher immer ein Problem. JAMES bündelt diese Informationen an einem Ort und ist z. B. mit unterschiedlichsten Zutrittskontrolllösungen einsetzbar.“

Neben der herstellerunabhängigen Anbindung von Fremdsystemen und deren Auswertung vereint unser Besuchermanagement aber auch zahlreiche Funktionen, die für den täglichen Arbeitsalltag von Sicherheits- und Servicepersonal maßgeblich sind. Ziel hierbei ist es aber nicht, einen Leitstand am Empfang zu etablieren, sondern lediglich dem Personal den Zugriff auf die für sie relevanten Daten zu gewähren.

So finden sich neben den Grundfunktionen einer Besucherverwaltung wie dem Versand von Einladungen, Besucherterminals für den Empfang und dem Drucken von Besucherausweisen auch Features wie eine Raum-, eine Parkplatz-, eine Schlüssel- und eine Fahrzeugverwaltung. Des Weiteren ermöglicht die Software die Einteilung und Verwaltung von Zonen bei großen Geländen, die Alarmierung und Evakuierung im Ernstfall sowie die mehrsprachige Konversation von Empfangspersonal mit dem Gast.

Einer der zentralen Aufgaben im Sicherheitssektor ist die Besetzung der Empfänge und das Registrieren von Besuchern. War hier bisher MS Office oder das gute alte Klemmbrett die am weitesten verbreitete Lösung, so sollte man sich spätestens mit der neuen Datenschutzgrundverordnung von diesem rudimentären Vorgehen verabschieden.

Gerade hier leistet unser Besuchermanagement einen entscheidenden Beitrag zu Vereinfachung der Empfangsprozesse sowie zum Schutz der Daten. Die Autonomisierung von Empfängen durch leicht zu bedienen Check-in Terminals sowie die Steuerung von teilautonomisierten Zutrittsrechten, z.B. für regelmäßig wiederkehrende Handwerker, sind dabei grundlegende Funktionen, welche die täglichen Aufgaben des Empfangspersonals deutliche vereinfachen. Zudem sorgen unsere integrierten Systeme für eine Aufwertung der Mitarbeiter und die Freisetzung von zusätzlichen Ressourcen z.B. in Form von Zeit.

Für mehr Informationen zu den Möglichkeiten unserer Systeme besuchen Sie bitte die entsprechenden Seiten auf unserer Webseite oder nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie gerne zu den vielfältigen Möglichkeiten, Ihr Unternehmen fit für den digitalen Wandel zu machen.